Wat zijn reisuitgaven en -uitgaven?

Reiskosten zijn uitgaven die een medewerker maakt tijdens zijn zakenreizen. Het bedrijf van het bedrijf kan bijvoorbeeld conferenties, tentoonstellingen, zakelijke bijeenkomsten, klant- en klantbijeenkomsten, jobbeurzen, trainingssessies en verkoopgesprekken omvatten.

Uitgaven kunnen zijn: overnachting, vergoeding van kilometers van persoonlijke auto's, vluchten, vervoer over de weg, tips voor piccolo's, maaltijden, tips voor obers, roomservice en andere incidentele kosten die een medewerker tijdens het rijden kan ervaren.

Uitgaven die een organisatie vergoedt, zijn te vinden in het zakelijke reisbeleid van het bedrijf. Zorg dat u bekend bent met het beleid van uw bedrijf, omdat de kosten zo uiteenlopend als die voor stomerij en sportschoollidmaatschap op uitgebreide reizen kunnen worden gedekt.

Klantentertainment op conferenties, op verkoopgesprekken en bezoeken ter plaatse is een andere terugbetaalbare uitgave, maar ken het beleid van uw bedrijf zodat u de limieten die worden gesteld aan amusementskosten niet overschrijdt.

Doorgaans betalen organisaties reiskosten voor werknemers op deze drie manieren.

• Bedrijfscreditcards worden uitgegeven aan werknemers die regelmatig zaken moeten doen. Medewerkers mogen het grootste deel van de kosten die zij maken tijdens een zakenreis naar de creditcard van het bedrijf in rekening brengen. Voor vergoeding van incidentele posten zoals fooien en fastfood moeten medewerkers een onkostendeclaratie invullen.
  Kostenkaarten zijn handig voor werknemers omdat ze geen contanten hoeven te betalen om zakelijke uitgaven te betalen voorafgaand aan de terugbetaling. Word echter geïnformeerd over het beleid van uw bedrijf; mogelijk moet u nog steeds bonnen en andere ondersteunende documentatie inleveren.

• Contant: Organisaties zonder medewerkersbedrijfskaarten vereisen dat werknemers een onkostenvergoedingsrapport voor elke uitgave invullen terwijl de werknemer onderweg is. Ze vereisen over het algemeen ontvangsten en een bepaald niveau van rechtvaardiging voor elke uitgave.
  Slechts zelden zal een organisatie werknemers vragen om te betalen voor de grote ticketitems, zoals vliegtarieven, en later om terugbetaling vragen. Een bedrijfsaankoopbestelling of bedrijfscreditcard betaalt vooraf grote uitgaven. Maar werknemers zijn vaak verplicht om contant contant geld te betalen voor de dagelijkse reiskosten die later worden vergoed.
• Per dag: Een dagboek is een dagvergoeding van een bepaald bedrag dat een werknemer krijgt om alle uitgaven te dekken. De werknemer is verantwoordelijk voor het maken van deugdelijke reiskostenkeuzes binnen de parameters van de hoeveelheid geld die hij of zij dagelijks toegewezen krijgt.
  Sommige bedrijven betalen rechtstreeks voor vervoer en huisvesting, maar geven reizende werknemers een dagvergoeding voor alle andere uitgaven, inclusief maaltijden en vervoer over land. Van werknemers is bekend dat ze uitgaven besteden aan het extra geld dat ze per dag verdienen.Bedrijven laten dit over het algemeen toe.

Medewerkers die zakenreizen maken, worden geadviseerd om op de hoogte te blijven van het reisbeleid en de gedekte kosten van de reiskostenvergoeding. Uitgaven die buiten het beleid vallen, worden over het algemeen niet vergoed of gedekt.

Ontvangsten zijn vereist voor de meeste bedrijven, behalve voor bedrijven die een dagvergoeding betalen. Uw bedrijf heeft waarschijnlijk ook een formulier waarvan ze verwachten dat werknemers deze gebruiken voor het inleveren van reiskosten.

Om bovenop de vergoedbare kosten te blijven, krijgen werknemers vaak een deadline voor het indienen van een onkostendeclaratie en het indienen van toepasselijke inkomsten. De financiële afdeling zal richtlijnen hebben die helpen om op de hoogte te blijven.

als u vragen hebt over wat de juiste reiskosten zijn in uw organisatie, neem dan contact op met uw manager en HR.

U wilt het geld niet uitgeven en ontvangt later een verrassing.

Meer: 10 tips om de kosten van zakenreizen te verlagen | Moeten werknemers kamers delen?