De Small Business Guide to Inventory Control

Voordat een klein bedrijf redelijk een belofte kan leveren om zijn klanten te leveren, moet het er zeker van zijn dat het heeft wat zijn klanten hebben besteld. Om een ​​klein bedrijf zo te kunnen beheersen, moet het proces hebben om alle items in de voorraad te tellen, te verifiëren en te controleren.

Het doel van een inventaris controlesysteem zou moeten zijn om 100% nauwkeurigheid te hebben. Dat betekent dat je niet alleen weet wat je hebt, maar hoeveel daarvan beschikbaar is om te verzenden.

Hoe weet ik of ik een inventarisatieprobleem heb?

Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om uw voorraadcontroleprocessen te testen. Een methode is een review van recent gemiste verzendingen aan uw klanten te ondergaan. Was er een van deze gemiste verzendingen door een gebrek aan inzicht in wat u bij de hand hebt en beschikbaar is om te verzenden?

Bijvoorbeeld, u had misschien 100 elk van deel A en een klant heeft gevraagd voor 100 elk. Maar ze hadden je niet nodig om het te verzenden tot de volgende week, dus de 100 elk van Deel A zaten in je magazijn. De volgende dag riep een andere klant en vroeg om een ​​100 elk van deel A. Je was weg van het kantoor, verzorgd voor de veertig miljoen andere zaken die een kleine ondernemer moet verzorgen, zodat je andere medewerker de oproep nam . Die andere medewerker keek en zag de 100 elk van deel A daar zitten en verzorgde het de tweede klant. De volgende week moest u de 100 elk van Deel A naar de eerste klant verzenden, en het was niet daar.

Uw kleine onderneming kan een voorraadcontroleprobleem hebben. Het is belangrijk om niet alleen te weten wat uw kleine bedrijfssector bij de hand heeft, maar wat u heeft die beschikbaar zijn om te verzenden. In het bovenstaande geval, terwijl uw één medewerker zag dat u 100 elk van deel A heeft verzonden, was er geen proces op zijn plaats om haar te laten weten dat de 100 elk aan een andere klant zijn toegewezen.

Vloer-tot-blad-audit

Een andere methode die u kunt gebruiken om uw voorraadcontrole te testen, is een controle van de bodem tot blad. Dat betekent dat u op uw magazijnvloer (of voorraadkamer, halhalf of garage) loopt - waar uw kleinbedrijf zijn inventaris houdt) en u selecteert een handvol items om te tellen.

We bespreken hoeveel items later tellen, maar wanneer u klaar bent, neem u die tellenummers naar uw systeem die inventarisatie volgt. Dit kan zijn uw WMS (warehouse management systeem), ERP / MRP (planning voor planning van bedrijfsmiddelen / materiaalvereisten), een Excel-spreadsheet, een grootboek of, misschien, een stapel Post-Its. Als u geen systeem heeft dat uw inventaris volgt - zelfs als het slechts een stapel Post-Its is, heeft u een inventarisatiecontroleprobleem.

In de verantwoording van vloer tot blad vergelijkt u dan de fysieke tellingen die u zojuist heeft gedaan aan wat uw voorraadcontrolesysteem dacht dat u had. Nogmaals, uw doel moet 100% nauwkeurigheid zijn. Als uw fysieke cijfers niet precies afstemmen op wat uw voorraadcontrolesysteem dacht dat u had, weet u waarom? En kun je tegenmaatregelen treffen om te voorkomen dat dat weer gebeurt?

Enkele van de meest populaire redenen die niet terecht komen, zijn:

• U heeft een zending van uw leverancier ontvangen, maar u heeft de onderdelen niet in de dozen geteld. De verpakkingslijst mag niet op 100% nauwkeurig worden gerekend. Open de dozen en tel de inhoud op. Als uw leverancier zegt dat ze u 1, 000 onderdelen hebben gestuurd en ze u alleen 990 onderdelen hebben gestuurd, en u mist de fout niet. U heeft niet alleen een inventarisatiecontroleprobleem, maar u kan zelfs uw eigen klanten kortverzenden.
• U heeft onderdelen naar een klant verzonden, maar heeft uw voorraad niet correct verlaagd. Of helemaal niet. Zorg ervoor dat u uw uitgaande verzendingen van uw inventaris aftrekt in real-time.
• Kwaliteitsproblemen hebben je gedwongen om een ​​deel van je voorraad uit je bruikbare stapel voorraad te verwijderen. Uw inventariscontrolesysteem heeft echter geen manier om te onderscheiden tussen bruikbaar en niet bruikbaar, zodat uw systeem zegt dat u meer hebt dan u kunt gebruiken. Het vermogen om te onderscheiden tussen bruikbare en niet-bruikbare inventarisatie is niet alleen een belangrijk kenmerk waarmee u onderdelen kunt bijhouden met kwaliteitsproblemen, maar het kan ook een mechanisme zijn om voorraad aan een klant toe te wijzen, terwijl die onderdelen op voorraad blijven.
• Zijn uw producten waardevol en gemakkelijk om weg te lopen? Een bedrijf dat ambachten verkoopt, kan minder van een pilferage probleem hebben dan een bedrijf dat gouden munten verkoopt. Zorg ervoor dat uw voorraadcontroleplan een manier bevat om de veiligheid van uw producten te behouden. En implementeer een cyclus tellen programma dat u helpt bijhouden van uw inventaris.

Wat is precies een cyclus telling programma?

Een cyclus tellen programma is wat er gebeurt tijdens die cijfers van vloer tot blad. Een cyclus tellen programma is een proces waarmee u een percentage van uw onderdelen regelmatig telt, zodat u meer dan een jaar ze allemaal hebt geteld (of althans al uw waardevolle onderdelen).

U kunt een cyclus tellen programma gebruiken in combinatie met een jaarlijkse fysieke inventarisatie, die doorgaans de afwijkingen van die fysieke inventaris vermindert. Sommige bedrijven gebruiken cyclotellingen in plaats van jaarlijkse fysieke inventaris, maar ik raad het niet aan.

Om de parameters van uw cyclus tellen programma te bepalen, moet u bepalen:

• Hoeveel totale onderdelen moet u tellen?
• Gaan jullie al in de loop van een jaar tellen? Zo niet, hoe ga je het afsnijpunt bepalen? Typisch, bedrijven volgen de 80-20 regel, ik. e. 80% van uw voorraadwaarde komt uit 20% van uw onderdelen - dus focus op het tellen van dat 20%.
• Hoe vaak ga je tellen?
• Wie gaat het tellen doen?Als uw bedrijf groot genoeg is, zou de fiets teller iemand moeten zijn die de werkprestatie is gekoppeld aan de voorraad nauwkeurigheid. Dit helpt eventuele mogelijke belangenconflicten op te nemen in het cyclus tellen proces. Een cyclusgetal is een audit - geen werkprestatiebeoordelingsinstrument.
• Hoe gaat het tellen? Het proces van vloer tot blad is de geprefereerde methode. Een cyclusenteller moet een lijst krijgen van de onderdelen en locaties. De teller gaat dan op de vloer en telt ze. Hij had geen idee van hoeveel te verwachten dat hij daar zou zijn. Een andere methode is een telling van de vloer tot de vloer. Dit is de omgekeerde van de vloer-tot-blad-methode. De methode van vloer tot vloer begint wanneer u uw teller een lijst van onderdelen en hun bijbehorende tellingen geeft volgens uw inventarisvolgsysteem. De teller controleert dan de fysieke hoeveelheden op de planken in vergelijking met de systeemtelling.

Door de bovenstaande cyclische telling proces factoren te begrijpen, kunt u uw cyclus tellen programma bouwen. Bijvoorbeeld, als u 500 artikelnummers heeft om te tellen en u een keer per week kunt tellen, dan kunt u 10 delen per week tellen (of slechts twee per dag). Aan het einde van een 50-weekse jaar heeft u alle 500 artikelnummers geteld. Vergeet niet om verschillende deelnummers met elk tellen te tellen, om te voorkomen dat een deelnummer wordt overschreden en een ander te onderschatten.

Tijdens dit proces is het belangrijk om te weten wanneer uw voorraadcijfers zijn uitgeschakeld. Daarom moet een fiets teller geen magazijn toezichthouder of voorraadbeheerder zijn. Het is de menselijke natuur voor die werknemers om correcties op te zetten zonder de onderliggende problemen aan het management te escaleren. Als kleine bedrijfseigenaar of manager moet u weten wanneer de onderliggende inventarisatieprocessen niet werken, zodat u tegenmaatregelen kan nemen om stroomafwaartse problemen te voorkomen.

Problemen met inventarisatiecontrole oplossen

Een cyclotelling programma, gecombineerd met een jaarlijkse fysieke inventarisatie, gaat veel voor bij het oplossen van voorraadcontroleproblemen. Cyclotellerprogramma's helpen bij het vaststellen van tekortkomingen in voorraadcontrole, maar het is aan u om wijzigingen aan te brengen om de problemen te verhelpen die uw programma voor het cycluscijfer onthullen.