Vereenvoudigen en versnellen HR Service Delivery

Leiders van de Human Resources zijn een belangrijke bron van ondersteuning en comfort voor medewerkers in hun persoonlijke en professionele levens. HR is een dienstverlenende onderneming, en die service omvat het helpen van medewerkers om hun loopbaan te bevorderen en problemen op te lossen tussen medewerkers en hun leidinggevenden.

HR ondersteunt hen ook door een aantal van de belangrijkste en meest belangrijke gebeurtenissen in hun leven, waaronder het huwelijk, de bevalling en het strijden van ernstige ziekte.

Maar vaak doen routine administratieve diensten, zoals om dezelfde vragen te herhalen, keer op keer of eenvoudige transacties te voltooien, het grootste deel van de tijd van de HR.

Administratieve werklast verminderen

De sleutel om de administratieve werklast te verminderen, is het trainen van werknemers om meer zelfvoorzienend te worden en meer mondelinge taken te automatiseren. Dat is waar het toepassen van een service management aanpak kan helpen. Service management vereenvoudigt de levering van routine administratieve diensten, waardoor tijd vrij is om te richten op hoogwaardige activiteiten.

De typische HR organisatie heeft waarschijnlijk systemen voor het beheren van werknemersgegevens en betaalgerelateerde activiteiten. Het heeft echter waarschijnlijk geen geautomatiseerd systeem voor het verwerken van medewerkersvragen en vervullende verzoeken.

Overweeg wat er gebeurt als een medewerker een dagvaarding ontvangt voor de juryplicht: de kans is dat het bedrijf nog steeds afhankelijk is van fysiek papierwerk of een reeks e-mails om te gaan met het verzoek van de werknemer voor de tijd weg van het werk.

Omdat werknemersinteracties vaak worden gevolgd via e-mails en spreadsheets, worden werknemersaanvragen vaak gemist of over het hoofd gezien. Fouten gebeuren dan, waardoor verdere frustratie en extra werk voor HR ontstaan.

Met e-mail is er geen makkelijke manier om te zien of een aanvraag is gestopt of om procesknelpunten te identificeren en uit te voeren.

Op dezelfde manier is het moeilijk om te analyseren en te reageren op de behoeften van de medewerkers - bijvoorbeeld het identificeren van vaak gevraagde informatie en ervoor te zorgen dat dit online beschikbaar is.

Handmatige administratieve processen frustreren werknemers en zijn een enorme afvoer op HR-teams. Een recente enquête blijkt dat HR-medewerkers gemiddeld 12 uur per week doorgaans routinematige medewerkersoproepen en e-mails doorbrengen.

Aanpak van de dienstbeheersing om medewerkersbehoeften te voldoen

De service management benadering elimineert deze vervelende, tijdrovende processen. Het vervangt niet alleen e-mail - het transformeert hoe HR met werknemers gaat.

Denk aan service management als de perfecte combinatie van administratief assistent en projectmanager. Het reageert direct op verzoeken van medewerkers, vervalt zaken, automatiseert herhaalbare handmatige processen en beheert zelfs complexe cross-departmental activiteiten zoals werknemers aan boord en offboarding.

Service management vergeet nooit of maakt fouten, volgt altijd met mensen, zodat de dingen worden gedaan, en laat je weten of er een probleem is dat het niet kan oplossen. Het laat u ook zien waar uw medewerkers hun tijd doorbrengen - zodat u de inzet van middelen kunt optimaliseren en de productiviteit maximaliseren.

Service management vervangt niet uw huidige Human Capital Management-systeem. Het integreert daarmee en complimenteert het, waardoor u zicht en controle krijgt op het werk dat u waarschijnlijk meestal via e-mail doet.

Het geeft ook hetzelfde niveau van zichtbaarheid aan werknemers. Zij kunnen de status van hun vragen zien, in plaats van te voelen dat hun verzoeken snel na hun indiening in een zwart gat zijn verdwenen.

Het verlenen van werknemers de mogelijkheid om de voortgang van hun verzoeken te volgen, vermindert het aantal gefrustreerde follow-up e-mails, telefoongesprekken en persoonlijke bezoeken aan HR, waardoor de administratieve werklast van HR verder wordt verminderd.

Voordelen van een Service Management Approach

Service management begint met de uitrol van een web-based HR portal waar medewerkers HR-informatie kunnen vinden en HR-diensten kunnen aanvragen. Idealiter kunnen medewerkers toegang krijgen tot dit portaal op hun werkcomputers, thuiscomputers, laptops en hun smartphones en tablets.

Hiermee kunnen ze de basisbehoeften van hun HR-behoeften ondernemen, zoals voordelen inschrijven of updates voor statuswijzigingen.

Werknemers kiezen gewoon de werkelijke diensten die ze nodig hebben uit een service catalogus, of zoeken naar informatie in de kennisbank van de portal.

Wanneer een medewerker een aanvraag via het portaal indient, creëert het service management systeem automatisch een case en herder het door het volledige vervolledigingsproces. Dit omvat de toewijzing van de zaak aan de juiste HR-expert, het automatisch vervoeren van de zaak van persoon tot persoon, aangezien elke vervullingstap is afgerond en een volledige case-geschiedenis behouden.

U kunt deze dienst ook uitbreiden naar andere afdelingen. Zo kunnen service management systemen automatisch IT-accounts opstellen of kantoorruimte aanvragen voor nieuwe huren als onderdeel van het onboard-proces.

Het service management systeem stuurt de end-to-end HR service delivery processen en weet hoe deze processen uitvoeren. Bijvoorbeeld, het kan u automatisch vertellen wanneer een zaak is gestopt, zodat u actie kunt ondernemen.

Het genereert ook een breed scala aan KPI's en andere processtatistieken - zoals hoe goed uw team reageert op medewerkersvragen. Het kan zelfs analyseren van de soorten kennisgebaseerde zoekopdrachten, waardoor het makkelijk is om inhoudsgapjes te identificeren en invullen.

Conclusie

HR professionals kiezen ervoor om een ​​carrière in HR te volgen omdat ze mensen willen helpen, hun dagen geen papieren doorbrengen, spreadsheets bijwerken en op e-mails reageren. Te vaak ondervinden dagelijkse verzoeken en stapels papierwerk dat werk, waardoor ze en de medewerkers die ze proberen te frustreren.

HR is een dienstverlener, en kan kijken naar het voorbeeld van zijn mededienstverlener, de IT-afdeling. IT heeft de leiding genomen in vele ondernemingsinspanningen om een ​​service management discipline toe te passen om de inzending en het vervullen van IT-helpdeskverzoeken te automatiseren.

Door deze taken te automatiseren, kan IT zich richten op meer strategisch werk dat het bedrijf kan helpen om zijn bredere bedrijfsdoelstellingen te realiseren en de waarde van het IT beter te laten zien.

Een service management benadering is de sleutel tot HR, waardoor het profiel aan zakelijke leiders wordt verhoogd door hogere kwaliteitsdiensten te leveren en de medewerkers tevreden te stellen, terwijl tegelijkertijd zijn eigen werklast wordt verminderd. HR kan zijn tijd en expertise inzetten voor meer strategische activiteiten die zijn activiteiten verder zetten.