Moet uw kleine bedrijf papierloos zijn?

Steeds meer kleine bedrijven gaan papierloos. Nieuwe en veranderende technologie heeft ons de gereedschappen gegeven die we nodig hebben om de overloopbestandskasten in een georganiseerd digitaal formaat over te zetten. Maar dat betekent niet dat papierloos is makkelijk te doen, of dat het de juiste beslissing is voor elk klein bedrijf.

Hier is een kijkje op de voor- en nadelen van een papierloze kantoor om u te helpen bepalen of papierloos een slimme beslissing is voor uw kleine onderneming.

De voordelen van een papierloze kantoor

1. Milieuvriendelijk - Volgens The Daily Green vertegenwoordigt papier 25% afvalverwerking en indien de Verenigde Staten kantoorpapiergebruik met slechts 10% knippen, zou het de uitstoot van 1 6 voorkomen. miljoen ton broeikasgassen. En dat geldt alleen voor papier, zonder rekening te houden met de productie en verwijdering van inktcartridges en de door printers gebruikte energie. Papierloos gaan is een milieubewuste beslissing.

2. Kosteneffectieve - Net als er voordelen zijn voor een papierloze kantoor voor het milieu, zijn er ook voordelen voor het kleine bedrijfskrediet. Denk aan hoeveel u elke maand uitgeven op papier, inkt, post en andere benodigdheden die een papierzwaar kantoor ondersteunen. Denk dan aan de ruimte die nodig is om al uw fysieke benodigdheden en werkelijke documenten op te slaan. Het kan vrij duur zijn. Na verloop van tijd kan papierloos leiden tot grote besparingen voor uw kleine onderneming.

3. Easy Access - Papierloos zijn, dat alle belangrijke documenten gedigitaliseerd zijn. U kunt ze back-up maken naar de Cloud of toegang krijgen tot deze via een externe desktop applicatie, waardoor u vanuit een mobiel kantoor, of waar dan ook, werk kunt maken en productief blijft.

4. Bestandsorganisatie - Als u ooit tijdverschuivingen door een georganiseerde archiefkast of stapels papier hebt verspild om te vinden wat u zoekt, weet u hoe lastig papierdocumenten kunnen worden beheerd.

Wanneer u een papierloos kantoor maakt, creëert u een digitaal bestandssysteem dat makkelijker is om te organiseren, zoeken en af ​​te stemmen over de tijd. Dit zorgt ervoor dat het eenmaal een pijnlijk proces was om een ​​document zo gemakkelijk te vinden als een zoekopdracht.

De nadelen van een papierloze kantoor

1. Systeemfalen - Digital kan snel toegang zijn, maar het betekent ook snel verlies. Overweeg wat zou gebeuren met al uw bedrijfsdocumenten die lokaal op uw computer worden opgeslagen als uw systeem crasht. Je zou alles kunnen verliezen. Het is belangrijk voor elke kleine onderneming, en met name die die papierloos zijn, een systeem voor back-up en bescherming van gegevens van de site te hebben.

2. Beveiliging - Digitale bestanden kunnen niet worden beveiligd door een slot op een bestandskast of de kantoordeur, zodat de beveiliging van documenten en gevoelige informatie een ernstige zorg voor papierloze kantoren is.Oplossingen omvatten encryptie, lokale servers en beperkte toegang, die allemaal hun eigen kosten en voordelen hebben. Daarnaast is het belangrijk om de aard van sommige bedrijven te overwegen en de gevoeligheid van dagelijks behandelde materialen (denk aan uw accountant) leent zich gewoon niet om papierloos te gaan.

3. Revamp Processes - Een deel van de overgang naar een papierloze kantoor houdt in dat u al uw huidige procedures beoordeelt en passende alternatieven vindt.

U kunt bijvoorbeeld een elektronische handtekening service, online facturatie- en betaaldiensten en andere toepassingen gebruiken die de behoefte aan fysieke documenten vervangen. Al uw medewerkers moeten ook in het nieuwe systeem worden getraind zodra deze op zijn plaats zijn.

4. Tijd Intensief - Papierloos gaan is geen overnachtingsproces; er zijn veel factoren te overwegen. Het duurt tijd om alle implicaties te overwegen om de papierwereld achter te laten, en even lang om alle veranderingen in uw operaties te implementeren die papierloos zijn.

De beslissing om papierloos te gaan is één die varieert van bedrijf tot bedrijf, en het is zeker geen universele beslissing die voor elk bedrijf geschikt is. Het belangrijkste deel van het besluit om papierloos te gaan, doet uw onderzoek, zodat u kunt beslissen of de voordelen opwegen tegen de uitdagingen.

Maak dan een systematisch proces dat u niet alleen de voordelen biedt om papierloos te zijn, maar ook om uw productiviteit tegelijkertijd te verbeteren.