De rol en het doel van een projectstatuut

Projecten bestaan ​​formeel in een organisatie vanwege het Project Charter. Het is een document dat het werk toestaat om plaats te vinden en de projectmanager aanwijst. Het geeft je als projectmanager het mandaat om het beschreven werk te doen.

De belangrijkste rol van een projectcharter is uiteenzetten wat het project precies zal bereiken. Laten we eens kijken naar wat er in dit essentiële projectdocument staat.

Wat gaat er in een projectstatuut?

Het eerste deel van een projectcharter beschrijft de naam van het project, de namen van de sponsor en projectmanager en de datum waarop het document is opgesteld.

Dan kom je in het vlees van het document.

De belangrijkste delen van een projectstatuut zijn de volgende.

Project Purpose: Dit verklaart waarom het project gewenst is. U kunt verwijzen naar een business case of het contract dat dit project aanstuurt, of u kunt eenvoudigweg aangeven waarom het belangrijk is om dit werk te doen.

Projectbeschrijving: Leg in dit gedeelte uit wat het project gaat bereiken. U moet details opnemen over de items die worden gebouwd of de services die worden geleverd.

Budget: Op dit moment beschikt u mogelijk niet over alle details over de projecttaken, dus u kunt geen volledig en gedetailleerd projectbudget samenstellen. Noteer eventuele budgettaire beperkingen of het hoge initiële uitgavenbereik dat u verwacht.

Risico's: Alle projecten hebben risico's. Dit deel van het projectcharter vormt de eerste versie van uw projectrisicologboek. Documenteer alle risico's die u op dit moment kent, zodat het managementteam kan zien wat van invloed kan zijn op het project in de toekomst.

Mijlpalen: Als u de mijlpalen op hoog niveau kent, neemt u ze op in het projectcharter in dit gedeelte. U kunt ze later overbrengen naar uw Gantt-diagram wanneer u een gedetailleerder plan samenstelt. Op dit moment ben je alleen op zoek naar drop dead dates of iets dat gespecificeerd is in de contracten waar je aan werkt.

Projectdoelen: Dit is een heel belangrijke sectie, maar het kan moeilijk zijn om samen te stellen. U probeert de vraag te beantwoorden: "Hoe zullen we weten wanneer we klaar zijn? "Noteer wat u verwacht dat het project zal opleveren en hoe u zult weten of u daar bent. In een project om bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem voor alle afdelingen te lanceren, zou het doel kunnen zijn: "Alle teams zullen het urenstatensysteem tegen het einde van het jaar gebruiken. "Maak ook een notitie van de persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het ermee eens zijn dat u dit doel hebt bereikt. Hierdoor worden eventuele problemen aan het einde van het project vermeden, waar niemand klaar is om het werk als voltooid te ondertekenen.

Niveaus van projectleidingsinstanties: Tenzij het ergens anders echt duidelijk en gedocumenteerd is, is het de moeite waard om een ​​gedeelte in het handvest op te nemen over wat u kunt doen zonder dat u van iemand hogerop hoeft te gaan.Dit heeft meestal betrekking op welke tolerantieniveaus zijn vastgesteld voor het budget en de tijdschema's en zou als volgt worden uitgedrukt: "Projectmanager heeft een tolerantie van 10% voor het budget en een tolerantie van 5% volgens planning. Elke afwijking boven deze goedgekeurde limieten moet worden afgetekend door de projectsponsor. "U kunt dit gedeelte uitbreiden om aan te geven wat, als er sprake is van een autoriteit die de projectmanager heeft over het aannemen en ontslaan van personeel van het projectteam.

Goedkeuren van het projectcharter

Het laatste deel van het projectcharter is de goedkeuringssectie. De projectmanager en projectsponsor (of de persoon die het werk heeft gestart, als een sponsor voor de langere termijn nog moet worden benoemd) moet het document ondertekenen en dateren. Tegenwoordig is dat waarschijnlijk via e-mail, dus bewaar een kopie van de e-mailmachtiging in uw projectbestanden voor het geval u er opnieuw naar moet verwijzen.