Voorbereiding voor een werknemersvergoeding Audit

Zal uw bedrijf een werknemersvergoedingcontrole ondergaan? Het voorbereiden van een audit kan schrik lijken, vooral als uw verzekeraar van plan bent om een fysieke controle op uw terrein te doen. In dit artikel worden enkele stappen beschreven die u kunt nemen die het proces makkelijker en sneller maken.

Het plannen van de audit

Uw werknemersvergoedingsverzekeraar zal waarschijnlijk het auditproces starten na het vervallen van uw werknemersvergoedingsbeleid.

U kunt een brief ontvangen van uw verzekeraar of een telefoongesprek van de persoon die is aangewezen om uw controle uit te voeren. Uw toegewezen accountant moet de audit plannen op een tijd die voor u geschikt is. De datum moet in de toekomst ver genoeg zijn om voldoende tijd te verzamelen om de informatie te verzamelen die de accountant nodig heeft. Vraag de accountant om u een samenvatting te geven van de gegevens die hij of zij nodig heeft om de controle uit te voeren.

Merk op dat uw toegewezen accountant een werknemer van de verzekeraar mag zijn of niet. Sommige verzekeraars handhaven een interne auditafdeling met hun eigen medewerkers. Anderen outsourcen de auditfunctie naar een onafhankelijke accountant. Het proces moet hetzelfde zijn of de controle wordt uitgevoerd door een werknemer van de verzekeraar of een aannemer.

Records die u nodig heeft

De auditor heeft verschillende financiële informatie nodig voor de periode die door het beleid wordt geverifieerd. Hier is het type informatie dat u mogelijk wordt gevraagd om te voorzien:

Registratieboekje
Belastingsformulieren, met name formulieren 941 en 944, Werkgevers Federale Belastingrendement (respectievelijk kwartaal en jaarlijks)
Records van gelduitkeringen
Betalingen voor door onafhankelijke diensten geleverde diensten aannemers. De accountant zal moeten nagaan of deze werknemers uw werknemers niet zijn.
Betalingen voor diensten van onderaannemers
Certificaat van verzekering voor elke onderaannemer die u hebt aangeworven
W-2 en 1099 formulieren
Functieomschrijving voor elke werknemer. Zorg ervoor dat het de taken van de werknemer nauwkeurig omschrijft.
Omschrijving van uw bedrijfsvoering
Loonrekords voor de looptijd van het beleid. De accountant moet alle betaalbronnen die aan elke werknemer zijn toegekend, controleren (salaris, bonussen, enz.).
Loonlimietbeperkingen van toepassing op leidinggevende functionarissen, partners, eenmanszaken, enz. Die onder het beleid vallen
Werkblad van uw werkervaring

Nadat u de benodigde gegevens hebt verzameld, moet u deze organiseren. Zet al je loonrecords (zoals W-2 formulieren, betaalstubs en overuren) samen zodat de informatie makkelijk bereikbaar is. Plaats ook alle informatie die betrekking heeft op onderaannemers, inclusief betalingskosten en verzekeringsbewijzen, op één plaats. Uw inspanningen zullen betalen, waardoor de controle makkelijker en sneller wordt.

Wat is er in de Payroll inbegrepen?

Uw werknemersvergoedingspremie wordt berekend door een looptijd van uw loonlijst te vermenigvuldigen en vervolgens het resultaat met 100 te verdelen. De NCCI en de meeste werknemersvergoedingsautoriteiten verwijzen naar loonlijst als vergoeding . Deze termen worden vaak uitwisselbaar gebruikt. Beide betekenen de monetaire waarde van de diensten die uw medewerkers aan uw organisatie leveren.

De kosten die in de bezoldiging zijn opgenomen, variëren van Staat tot Staat. Zij omvatten echter over het algemeen het volgende:

Bruto salarissen en lonen, inclusief terugwerkende salarissen en lonen
Commissies. Dit omvat totale provisies ontvangen door een werknemer en eventuele tekorten tegen commissies.
Bonussen, inclusief stock bonusplannen
Vakantie, vakantie en ziektekostenvergoeding
Overtime pay. In alle maar enkele landen omvat de vergoeding overuren berekend tegen de reële tijdspercentage. Stel bijvoorbeeld dat het normale uurbedrag van een werknemer $ 20 per uur bedraagt. Als de werknemer $ 20 voor 20 uur overuren betaald werd, zou u slechts $ 400 van de overurenbeloning omvatten.
Betalingen van u die anders zouden zijn onthouden van de loon van werknemers zoals vereist door de wet voor Sociale zekerheid, Medicare of een pensioenregeling
Betaling aan werknemers op basis van andere dan tijdsduur. Voorbeelden zijn stukwerk, winstdeling of stimuleringsplannen.
Betaling of vergoedingen voor handgereedschap of handgereedschap die door werknemers wordt gebruikt om hun werk te verrichten.
Huurwaarde van een appartement of huis dat aan een werknemer wordt verstrekt. Ook de waarde van andere verblijven en maaltijden die door een werknemer zijn ontvangen als onderdeel van zijn of haar loon
Betalingen in mindering gebracht op de brutoloon van werknemers voor pensioen, cafetaria of spaarplannen
Loon voor werknemers van onversekerde onderaannemers (zie opmerkingen hieronder)

Wat is uitgesloten van de loonlijst?

Er zijn een aantal kosten die typisch worden uitgesloten wanneer de loonlijst wordt berekend met het oog op de compensatieverzekering van de werknemers. Hoewel deze verschillen per staat, omvatten ze vaak het volgende:

Tips en andere gratificaties ontvangen door de werknemers
Aflossingsvergoeding (anders dan voor gewerkte tijd)
Kortingen op goederen aangekocht bij de werkgever
Terugbetaalde bedrijfskosten
Betalen voor actief militair recht
Uniforme vergoedingen

Classificaties

Een van de belangrijkste taken van een accountant is om ervoor te zorgen dat de verzekerde zaken goed worden ingedeeld. Werknemerscompensatie classificatie systemen zijn ontworpen om bedrijven , niet individuele werknemers te categoriseren. De accountant zal de bedrijfsactiviteiten van uw bedrijf beoordelen om te bepalen of de basisclassificatie die op uw beleid staat vermeld correct is.

De basisclassificatie is de classificatie die uw algemene zaken het beste omschrijft. Dit is vaak hetzelfde als de classificatie (de classificatie heeft de meeste loonlijst). Veronderstel bijvoorbeeld dat u een machinewinkel gebruikt. Sommige medewerkers werken met draaibanken, terwijl anderen boorpersen of stampmachines gebruiken. De specifieke activiteiten van uw medewerkers kunnen variëren van werknemer tot werknemer.Toch passen ze allemaal bij je basis classificatie, Machine Shop.

Sommige medewerkers kunnen taken uitvoeren die aparte classificaties vereisen. Uw machinewinkel heeft bijvoorbeeld een clerical werknemer die zijn baan in een afgesloten kantoor verricht van andere werknemers. Deze medewerker zou waarschijnlijk de classificatie Clerical Office Employee worden toegewezen in plaats van Machine Shop.

Classificatie systemen voor werknemerscompensatie zijn zeer complex. Uw accountant kan uw bedrijf herklassificeren op een manier die u niet begrijpt of dat niet zinvol is voor u. Vraag hierbij de auditor om een uitleg. Als u nog steeds verward bent over de wijzigingen, vraag dan uw agent of makelaar om hulp.

Ontmoeting met de accountant

Om de controle uit te voeren, moet de accountant contact met u of een vertrouwde vertegenwoordiger van uw firma. Als u deze taak aan iemand anders delegeert, moet u ervoor zorgen dat hij of zij:

uw bedrijf goed begrijpt
begrijpt alle fasen van de werkzaamheden van uw onderneming
weet welke taken elke medewerker verricht
begrijpt uw bedrijf werkgeversvergoedingsbeleid, inclusief de classificaties die het bevat,
begrijpt de financiële administratie van uw onderneming, inclusief payrollgegevens, zodat hij of zij de vragen van de accountant kan beantwoorden.

Bij het ontmoeten met de accountant moet u of uw ontwerper samenwerken en beantwoord de vragen van de auditor zo goed als mogelijk. Geen informatie aanbieden die niet werd aangevraagd.

Zoals veel bedrijven, kan uw bedrijf een buitengewoon boekhoudkundig bedrijf huren om uw boekhoudkundige en loonrollenfuncties te verwerken. Moet uw boekhouder namens u de controle nakomen? Het antwoord is nee. Uw boekhouder kan de accountant de financiële gegevens verstrekken die hij of zij nodig heeft om de controle te doen. De accountant moet echter uw lokaal bezoeken om een fysieke controle uit te voeren.

Subcontractors

Veel staten hebben wetten die aansprakelijkheid opleggen aan aannemers die onversekerde onderaannemers huren. Deze wetten zijn van toepassing op u als uw bedrijf als contractant functioneert en onderaannemers werkt aan anderen.

Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf, ABC Construction, een onderaannemer heeft, genaamd P & J Plumbing, om een pijpwerk te doen bij een gebouw dat u opbouwt. Een werknemer van P & J is gewond op het werk, en probeert een werknemersvergoeding vordering in te dienen. P & J heeft echter geen werknemersvergoedingsdekking gekocht. In de meeste staten kan de gewonde werknemer uitkeringen zoeken in het kader van uw werknemersvergoedingsbeleid.

Verzekeraars zijn wettelijk verplicht om voordelen te bieden aan werknemers van onversekerde onderaannemers. Zo zal uw accountant uw belastingdocumenten herzien en op zoek gaan naar 1099 formulieren die worden afgegeven aan onderaannemers. Hij of zij zal controleren of u een certificaat van verzekering hebt verkregen van elke onderaannemer die u hebt aangeworven. Als een door u aangewezen onderaannemer geen bewijs heeft geleverd van de verzekeringsverzekering van werknemers, zal de accountant u een bijkomende premie opleggen voor de verzekeringsdekking van die aannemer.

Het tarief van een onversekerde onderaannemer hangt af van het soort werk dat de onderaannemer heeft uitgevoerd.Bijvoorbeeld, als de onderaannemer dakwerk verricht, dan wordt het tarief voor de toepasselijke dakclassificatie gebruikt. Het tarief wordt toegepast op alle of een deel van de kosten van de onderaanneming. Als het geld dat u aan de onderaannemer heeft betaald, alleen voor arbeid was, dan wordt de volledige kosten (gedeeld door 100) als basis van de premie gebruikt.

Aanneming Versus Onderaannemer

Als uw bedrijf geen aannemer is, bent u verantwoordelijk voor de verwondingen van werknemers van onafhankelijke aannemers die u huurt? Het antwoord is meestal nee. De contractant heeft een bedrijf dat onafhankelijk is van de jouwe. Zo is de aannemer aansprakelijk voor het verschaffen van werknemers schadevergoedingen aan zijn eigen gewonde werknemers.

Stel bijvoorbeeld dat u een winkel heeft. U huurt een Fabulous Flooring, een vloerbedekking, om een oude linoleumvloer in uw winkel te scheuren en te vervangen door een nieuwe. U geeft een overzicht van het gewenste resultaat (een nieuwe verdieping) en Fabulous doet het werk. Een Fabulous supervisor houdt toezicht op de vloerwerkers. De begeleider stelt werkplannen vast en bepaalt hoe werknemers hun werk uitvoeren. Als een Fabulous werknemer gewond raakt tijdens het installeren van uw nieuwe verdieping, moet Fabulous (niet uw firma) aansprakelijk zijn voor de werknemer.

Er zijn enkele situaties waar een bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld voor verwondingen aan werknemers van een onafhankelijke aannemer. Zo moet u erop aandringen dat alle onafhankelijke aannemers die u huurt, bewijzen leveren dat zij werknemersvergoedingsverzekering hebben gekocht.