Een personeelsbestand is een werkgeversbesparende documentatie over de geschiedenis en status van de gehele arbeidsrelatie met een individuele werknemer. De werkgever onderhoudt deze werkdocumentatie in een personeelsbestand om drie redenen.
- De werkgever wil nauwkeurige informatie handig en georganiseerd hebben wanneer u om welke reden dan ook toegang heeft tot de informatie. Wijzigingen in noodcontacten, werknemeradressen, het bijhouden van prestatie evaluaties, disciplinaire brieven, medewerkersherkenning en werkaanvraag materialen zijn voorbeelden van de soorten informatie die de werkgever snel toegang wenst te krijgen.
- De werkgever dient documentatie te houden over personeelskwesties, zoals selectie van medewerkers, prestaties, werkgeschiedenis, vergoedingskenmerken en interne promotieaanvragen, om maar een paar te noemen.
Een EEOC-claim, een rechtszaak of zelfs de noodzaak om het gebrek aan verhoging of promotie aan een werknemer te rechtvaardigen, vereisen dat de werkgever dit type werkdocumentatie heeft verzameld en behouden. - Sommige werkgeversrecords zijn verplicht door de federale of overheidsregeringen die de werkgevers moeten houden. Het organiseren van de medewerkersinformatie in een personeelsbestand is zinvol voor toegang en wettelijke naleving en bereidheid.
Soorten personeelsbestanden
Een werkgever onderhoudt in het algemeen verschillende soorten personeelsbestanden, voor zakelijk gebruik, voor vertrouwelijkheid van de werknemers, voor medische privacy en voor wettelijke naleving. Ik ben onbewust van een wet die zegt hoeveel bestanden een werkgever moet houden.
Er zijn echter veel wetten en er zijn de beste praktijken van het personeel voor vertrouwelijkheid van werknemers, die de inhoud van personeelsbestanden regelen en wie toegang heeft tot die informatie.
Dit zijn de personeelsbestanden die de meeste werkgevers in de VS handhaven. (Wereldwijde wetten en praktijken kunnen verschillen.)
- Personeelbestand: Dit is het hoofdwerknemerbestand dat de geschiedenis van de arbeidsrelatie bevat.
- Loonlijst: U wilt een apart bestand voor alle loonproblemen betreffende salaris en voordelen handhaven.
- Medewerkers medisch bestand: De federale wetgeving inzake gezondheidsverzekeringen en aansprakelijkheid van 1996 (HIPAA) vereist dat werkgevers de medische dossiers van werknemers als vertrouwelijk beschermen.
- I-9 Medewerkersformulieren: U moet een apart bestand voor alle werknemers (niet per werknemer) I-9 formulieren handhaven aangezien u geen overheidsmedewerkers wilt hebben, die bevoegd zijn om deze formulieren onder een verscheidenheid te controleren van de omstandigheden, door uw belangrijkste, vertrouwelijke personeelsbestanden van medewerkers te kijken.
Medewerkers toegang tot personeelsbestanden
Medewerkers krijgen toegang tot hun personeelsbestanden onder leiding en toezicht van medewerkers van het personeel.Werknemerspersoneelbestanden worden beschouwd als eigendom van de werkgever die de verantwoordelijkheid heeft om deze te onderhouden en te beschermen.
Proefpersoneelbestandbeleid
Hieronder volgt een steekproefpersoneelbeleid voor gebruik in uw bedrijf. Het bespreekt de verschillende bestanden die worden aanbevolen en wie moet toegang hebben tot elk bestand.
Voorbeeldbeleid
Het bedrijf onderhoudt drie werknemersbestanden voor elke medewerker.
Een personeelsbestand wordt gehandhaafd voor elke medewerker van (Uw bedrijfsnaam). Deze personeelsbestanden bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door medewerkers van het personeel.
Toegang tot dit bestand is beperkt tot HR-personeel en veronderstelt dat de manager van elke medewerker zijn of haar eigen bestand bijhoudt met documenten die relevant zijn voor de werkprestatie van de werknemer.
Typische documenten in een personeelsbestand zijn onder meer de arbeidsaanvraag, een familie noodcontactformulier, gedocumenteerde disciplinaire actiegeschiedenis, een CV, personeelshandboek en bijwonende werkgever afmelden lakens, huidige persoonlijke gegevens en werkverwijzingen.
Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand bevat een aantal documenten die hetzelfde zijn.
Loonbestanden worden ook gehandhaafd; payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de werknemer, de afdelingen, de vergoedingswijzigingen, enzovoort. Toegang tot het loonlijstenbestand is beperkt tot de juiste boekhoud- en HR-medewerkers.
Een medisch dossier wordt ook gehandhaafd. De inhoud van het medisch dossier is niet voor iedereen beschikbaar, behalve voor personeelsleden en personeel van wie de gegevens in het bestand zijn opgeslagen. Bij uw bedrijfsnaam) krijgen de medische dossiers de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid. Een medewerker kan zijn of haar personeelsbestand bekijken door contact op te nemen met een personeelslid van de personeelsleden tijdens normale kantooruren. Geen medewerker mag een document wijzigen of verwijderen uit zijn of haar personeelsbestand, dat moet worden bekeken in aanwezigheid van een personeelslid van de HR.
Ook bekend als
personeelsbestanden, personeelsbestanden, personeelsbestanden, documentatie Disclaimer - Let op:
Susan Heathfield doet alles in het werk om nauwkeurig, gezond verstand, ethisch human resources management, werkgever te bieden , en werkplekadvies op deze website en gekoppeld aan deze website, maar zij is geen advocaat en de inhoud op de site, terwijl gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor juistheid en wettigheid en mag niet worden beschouwd als juridisch advies .
De site heeft een wereldwijd publiek en de wetten en voorschriften van de werkgelegenheid variëren van staat tot land en land, zodat de site niet definitief kan zijn voor iedereen op uw werkplek. Als u twijfelt, zoek altijd juridische adviezen of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn. De informatie op deze site is alleen voor begeleiding, ideeën en hulp.