Inleiding tot de inkoopmodule in SAP

Inleiding tot inkoop in SAP

Bedrijven van elke grootte gebruiken hun supply chain functie om artikelen te kopen of afgewerkte goederen te maken of diensten te leveren. Voordat een inkoopafdeling materiaal kan kopen in SAP, moet de afdeling unieke infrastructuur worden geconfigureerd.

Om een ​​structuur te ontwerpen die het beste aansluit bij de behoeften van een bedrijf, moet u de SAP-organisatiestructuur begrijpen en de beslissingen die een inkoopafdeling moet maken.

SAP Purchasing Organizational Structure

Elke inkoopafdeling is uniek, maar de organisatiestructuur die is gedefinieerd in SAP, zal een bedrijf in staat stellen om beste praktijken aan te nemen om de voordelen van het systeem te maximaliseren.

• Inkooporganisatie - Dit is het hoogste niveau van de inkoopinfrastructuur. Een inkooporganisatie wordt gedefinieerd als een groep inkoopactiviteiten die verband houdt met alle of een specifiek onderdeel van de onderneming.

Als een bedrijf een groot aantal locaties heeft die geografisch onafhankelijk zijn, dan kan elk gebied een eigen inkooporganisatie hebben. Een klein bedrijf met één of twee locaties mag echter slechts één inkooporganisatie gebruiken.

• Aankoopgroep - De inkoopgroep kan worden gedefinieerd als een persoon of groep mensen die zich bezighouden met bepaalde producten of groepen producten die via de inkooporganisatie worden gekocht.

In grotere organisaties zijn er vaak groepen van aankopers in de inkoopafdeling die samenwerken met bepaalde leveranciers of soorten leveranciers.

Aankoopdocumenten

Er zijn een aantal inkoopdocumenten die worden gebruikt bij de aankoop van afdelingen in SAP.

• Aankoopverzoek - Als een product vereist is via het productieplanningsproces, kan een aankooprekwisitie gegenereerd worden. Producten en diensten die niet deel uitmaken van het planningsproces, kunnen handmatig worden aangevraagd met behulp van een aankooprekwisitie.

Een rekwisitie kan worden gecreëerd door geautoriseerde gebruikers en zij zullen ofwel items aanvragen vanuit een web-based catalogus of door directe aanvragen in het SAP-systeem in te voeren. Als er een rekenschap is opgehaald voor een voorwerp dat nog niet eerder is gekocht, kan een aanvraag voor offerte worden aangemaakt en verzonden naar bestaande of nieuwe leveranciers.

• Offerte aanvragen - Als het product niet van de gecontracteerde leverancier kan worden gekocht of de prijs en kwaliteit niet aanvaardbaar zijn, kan de inkoopafdeling nieuwe of bestaande leveranciers een Offerte aanvragen (RFQ) sturen.

De leverancier kan de RFQ beoordelen en hun beste prijs en voorwaarden voor de artikelen terugsturen.

• Offerte - Wanneer de leverancier hun offertes terugstuurt, kunnen ze in SAP worden ingevoerd en dan kan de inkoopafdeling nagaan en vergelijken.

Er kan een aantal onderhandelen met de leveranciers voor de beste offerte, waar de inkoopafdeling poogt om gunstiger levertijden, kortingen of vrachtkosten te krijgen.

• Aankooporder - Dit is een handelsdocument dat is afgegeven door een inkoopafdeling aan de leverancier, die het benodigde product of de dienst identificeert, de hoeveelheden en de onderhandelde prijs die de leverancier en de inkoopafdeling hebben overeengekomen.

Het systeem kan zo worden ingesteld dat een leverancier moet erkennen dat zij de bestelling heeft ontvangen.

Ook is het mogelijk om verkopers te vragen een geavanceerde verzendbrief te sturen, zodat het mogelijk is te weten wanneer de artikelen geleverd moeten worden.

• Contracten - In plaats van een enkele bestelling bij een leverancier is het mogelijk om een ​​contact te maken waar de verkoper akkoord gaat om een ​​bepaalde hoeveelheid items over een bepaalde periode te versturen.

Ook kan het contract een waardecontract zijn in plaats van een hoeveelheid; het contact is voor een totale hoeveelheid goederen die over een bepaalde periode zijn gekocht.

• Scheduleringsovereenkomst - Deze overeenkomst met de verkoper betekent dat er over een periode een contract zal zijn om de artikelen op een geplande termijn te leveren.

De inkoopfunctie van SAP is ontworpen zodat de gebruikers hun organisaties kunnen helpen hun klanten de bestellingen die deze klanten willen, wanneer die klanten deze bestellingen willen - en doe dat door zo weinig mogelijk voorraad te besteden.

Dit SAP Inkoopartikel is bijgewerkt door Gary Marion, Logistics and Supply Chain Expert.