Hoe de kosten van werknemer zakelijke reizen te verminderen

Met enige sympathie aan werkgevers die de reiskosten proberen te beheersen, vragen medewerkers om kamers te delen is niet waar te beginnen - of afmaken.

Deze ideeën zijn minder stressvol en beledigend voor de gemiddelde werknemer die voor hun werkgever reist voor zaken. Werknemers zijn normale mensen die gewoon wat privacy en afstand willen hebben van collega's tijdens zakenreizen, vooral als ze de dag door collega's hebben doorgebracht.

Werkgevers hoeven werknemers niet te vragen om kamers te delen.

Er zijn andere manieren om te besparen op de kosten van zakenreizen. Bijvoorbeeld:

• Vereist dat werknemers op dezelfde dag reizen wanneer dat mogelijk is.
• Ontwikkel en implementeer een stevig reisbeleid dat specifieke details geeft over per diem betalingen op verschillende bestemmingen, voorkeursbedrijven, waar de werkgever een kortingspercentage, vergoedingen voor kosten en limieten heeft vastgesteld die vooraf een bestuurders handtekening nodig hebben indien deze overschreden worden .
• Houd werknemers aan de letter van de wet zoals vermeld in het reisbeleid zonder voorafgaande toestemming van uitzonderingen. Vergoed geen kosten die niet door beleid of uitzondering zijn toegestaan.
• Heronderhandelen of onderhandelen zakelijke tarieven met hotelketens die gemeenschappelijk zijn voor uw bestemmingen. Zoek naar hotels die voorzieningen bieden zoals een gratis ontbijt, een gratis cocktailuur, afternoon snacks en voorgerechten, en koelkasten en koffiezetapparaten in de kamers. Vereist dat werknemers deze hotels en voorzieningen gebruiken wanneer ze beschikbaar zijn.

• Gebruik een goedkopere hotelketen bij het reserveren. De meeste medewerkers zouden een ster weggeven voor een privé kamer. Verwacht geen lagere normen op gebieden zoals hygiëne en andere comfortcomforten van werknemers van hotels die met minder sterren worden beoordeeld. Survey reizen medewerkers periodiek om ervoor te zorgen dat de geselecteerde locaties aan hun behoeften voldoen.
• Gebruik een consistente reisdienstdienst, zoals American Express Global Business Travel, om de kosten te beheersen. Zij helpen u te plannen, beleid aan te nemen, kosten te besparen en de uitgaven van werknemers te beperken. Zelfs lokale reisdiensten kunnen u helpen om zakenreizen te besparen, maar het voordeel van een American Express-bedrijf is hun nationale en internationale reikwijdte en hun online diensten.
• Maak afspraken met één luchtvaartmaatschappij om hun diensten zo vaak mogelijk te gebruiken om op elke vlucht een bedrijfskorting te ontvangen. Vereist dat werknemers de boekingsdienst van de luchtvaartmaatschappij gebruiken, bijvoorbeeld Southwest Airlines Corporate Travel. Werkgevers kunnen ook opslaan als vliegtuigen vooraf van tevoren worden geboekt.
• Maak werknemers die last-minute reisbeslissingen maken, toestemming krijgen. In een geval, in een klantenbedrijf, kostte een vliegtuigkaartje dat 300 dollar zou hebben gekost indien het een paar weken van tevoren werd geboekt, meer dan 1200 dollar wanneer de medewerker twee dagen voor het evenement de reservering had gemaakt.Dit kan alleen gebeuren in een noodgeval aangezien de meeste tickets overdraagbaar zijn, zelfs als ze niet terugbetaald zijn.
• Verminder de reiskosten in andere gebieden, zoals maaltijd en alcohol per diem en vervoer. Varieer de per diems door de locatie. New York City is duur in vergelijking met Las Vegas, bijvoorbeeld. Kleiner, non-resort gebieden zijn nog meer betaalbaar. Uw reisbeleid moet de kosten weerspiegelen die uw medewerkers zullen ervaren wanneer ze reizen naar verschillende staten en locaties.

• Experimenteer met virtuele vergaderingen, diensten zoals Skype for Business en video's. Hoewel initieel ongemakkelijke, niet-in-persoon vergaderingen een verworven vaardigheid zijn. Werknemers worden comfortabeler, aangezien zij deze diensten in de loop der tijd gebruiken. Webinars werken goed voor verschillende soorten trainingen, met name seminars die meerdere medewerkers toelaten om bij te wonen.
• Vereist dat uw werknemers minder duur openbaar vervoer en pendeldiensten gebruiken, wanneer ze beschikbaar zijn, in plaats van taxi's, vooral wanneer werknemers tussen luchthavens en hotels reizen. De meeste grote conferenties bieden een gratis pendeldienst tussen de hotels en het congrescentrum. Minder taxi gebruik of de vereiste dat werknemers verzamelen om te betalen voor een groep taxi kan veel geld besparen.

Volwassen medewerkers vragen om tijdige reserveringen te maken, budgettaire uitgaven op hun zakenreizen te maken en andere mogelijkheden te onderzoeken dan reizen voor vergaderingen en trainingen, is de juiste aanpak om de kosten van zakenreizen te stroomlijnen.

Zij zijn respectvol voor werknemers.

Zij profiteren van de werkgever omdat medewerkers gerespecteerd en verzorgd zijn, die een positief moreel veroorzaakt. Ze houden de positieve relatiecyclus in de goede richting bewegen.

Zie Business Travel voor meer informatie over zakenreizen.