Hoe het APEX Initiative Changed Corporate Event Planning

Een van de meest voorkomende verzoeken bij bedrijfsevenementen en vergaderplanners is voor gestandaardiseerde evenementenplanningsoftware om te helpen bij de communicatie tussen professionals in de industrie en algemene efficiëntie. Terwijl één volledig gestandaardiseerd en voorgeschreven systeem of software nog niet door de industrie is aangenomen, heeft de Conventie-industrieraad (CIC) een initiatief gelanceerd dat een aantal ongekende richtsnoeren voor evenementenplanners, industrieprofessionals en eventueel ontwikkelingsprogramma's voor softwareontwikkeling in het hele land heeft gelegd met wat bekend staat als APEX.

De CIC's Accepted Practices Exchange

APEX staat voor "Accepted Practices Exchange", een initiatief van de Conferentie-industrie Raad (CIC) die is gelanceerd om de gehele vergaderingen, conventies en tentoonstellingen te ontwikkelen industrie te ontwikkelen en implementeer vrijwillige -standaarden voor event planning software en andere tools. Ondanks zijn vrijwillige aard was het een spelwisselaar in de industrie.

Meer dan 2 500 industriële leden in 60 steden in de VS en Canada hebben deelgenomen aan discussies over de gang en meer dan 350 professionals in de sector waren sinds 2001 betrokken als vrijwilligers. Door samenwerking, Degenen die bij APEX betrokken waren, hopen te definiëren industrie-erkende praktijken, die normen voor evenementen planning software en andere instrumenten zouden definiëren. Dit initiatief is uiteindelijk uitgegroeid tot de creatie van de APEX event planning tools, waaronder een reeks middelen voor evenementenplanners en de voortdurende ontwikkeling van nieuwe event planning software.

APEX-hulpmiddelen en -bronnen

Terug in 2001 was het APEX-initiatief de enige industriële en coherente push om normen te ontwikkelen voor evenementenplanning. Uiteindelijk leidde het tot het ontwikkelen van tools, templates en best practices richtlijnen die veel gebeurtenisplanners nog steeds in een of andere vorm gebruiken. Alle bronnen zijn nog beschikbaar voor online gebruik of beschikbaar voor download in Microsoft Word of PDF formaten.

De gereedschappen zijn allemaal gratis beschikbaar.

1. The Online APEX Industry Glossary
   Dit interactieve online tool is de uitgebreide referentie voor de terminologie, jargon en acroniemen die in de vergader- en gebeurtenisindustrie worden gebruikt. Het zorgt voor een grote bron om de consistentie van termen te waarborgen en blijkt nog een nuttig trainingsinstrument voor nieuwe medewerkers te zijn.
2. De ESG (Event Specifications Guide) Sjabloon
   Eventplanners gebruikt de term "resume" om gebruik te maken van referentie-specificaties. De acroniem ESG (die staat voor gebeurtenisspecificatiegids) heeft deze term vervangen na de lancering van APEX met een gestandaardiseerd hulpmiddel dat gebruikt kan worden bij het voorbereiden en delen van volledige instructies en details voor evenementen van alle maten.
3. APEX Housing & Registration
   Deze aanvaarde praktijken werden ontwikkeld voor het verzamelen, rapporteren en ophalen van volledige huisvestings- en registratiegegevens voor vergaderingen, conventies en andere evenementen. Het bleek ook een bron te zijn voor de omgang met huisvestingsvraagstukken, zoals huisvestingsdiensten, internetproblemen, internationale huisvesting en onthulling.
4. De PER (Post-Event Report) Sjabloon
   De oude "History" -verslagen, het Post-Event Report of PER vervangen zijn nog steeds het geaccepteerde formaat van de gebeurtenis en vergaderingen voor het verzamelen, opslaan en delen van nauwkeurig en grondig bericht -event rapporteer gegevens over gebeurtenissen van alle soorten (hoewel er nieuwe versies bestaan ​​in verschillende programma's).
5. Templates voor aanvragen voor voorstel (RFP)
   Samen met een witboek gepubliceerd door de CIC in samenwerking met APEX-afgevaardigden en de Global Business Travel Association (GBTA), biedt de CIC nog steeds standaard RFP-formaten die de kerninformatie en unieke Behoeften voor een verscheidenheid aan RFP-behoeften, waaronder: audiovisuele, bestemmingsmanagementbedrijf, dienstverlener, enkele faciliteit, transport, functieschema en functieopstelling. Deze sjablonen maken het makkelijker om de juiste informatie aan te vragen, reacties te vergelijken en ingelichte beslissingen te nemen.

Event Planning Resources en Software

Het doel van het APEX-initiatief van de Conventie-industrieraad was om de manier waarop professionals over de vergaderingen en evenementenindustrieën van gebeurtenisplanners communiceren naar leveranciers, leveranciers, aannemers en andere professionals van evenementendiensten fundamenteel veranderen.

Voorafgaand aan APEX, zijn gestandaardiseerde richtlijnen, beste praktijken en uiteindelijk haar online tools en resources, was communicatie de voornaamste uitdaging voor professionals in de industrie.

Er is veel veranderd sinds de vroege jaren 2000. Terwijl het idee voor APEX en deze doelstellingen al in 1997 begon en de CIC zich vooral concentreerde op het conceptuele podium van 2000-2004, die wachtend tot 2004 en 2005 te starten. Sinds de lancering van de APEX-standaarden en -gereedschappen zijn veel andere bronnen en evenementen planning software is ontwikkeld, maar geen autoriteit heeft de CIC overweldigd in het voorschrijven van de industrie normen van de praktijk.