Een Event Planning Guide voor het plannen van een fondswervingswand evenement

Speciale evenementenplanners - vooral die in de non-profit wereld - weten dat het organiseren van een buitengewone fondsinsameling evenement een goed idee is. Deze soort gebeurtenissen, zoals andere community fundraising ideeën, vereisen dat de planning voor volgend jaar evenement begint direct na het jaarlijkse fundraising event concludeert. Het is belangrijk om het evenement te debriefen en te bespreken wat goed gegaan en wat kan worden verbeterd, terwijl het evenement nog steeds fris is in de geest van het team.

Het bespreken van de successen en verbeteringen zorgt ervoor dat deze kenmerken kunnen worden opgenomen of verbeterd voor het evenement van volgend jaar. Zulke proactieve planning voegt ook waarde toe voor de sponsors. En onvermijdelijk hoop alle succesvolle gemeenschapswandelingen te groeien en uit te breiden van jaar tot jaar.

Maar het is belangrijk om zich te concentreren op de primaire doelstelling voor het houden van dergelijke evenementen: fondsenwerving. Dus voor de evenementplanners die eerder een gemeenschapswand hebben gehouden, gebeurt er een van de belangrijkste plannen voor de planning na de wandeling. Om te leren over de vele aspecten van het plannen en uitvoeren van een community fundraiser wandeling, krijgen we een achter-the-scenes kijk op het Mother's Day Event, georganiseerd door Chicago's Y-ME Borstkankerorganisatie.

Y-ME is opgericht door twee overlevenden van borstkanker in 1979. De non-profit was het best bekend om zijn meertalige nationale borstkanker Hotline programma voor patiënten met borstkanker.

Het programma werd bekend als de landelijke 24-uurs gratis hotline, volledig bemand door borstkanker overlevenden die getrainde collega-adviseurs zijn. Maar de organisatie organiseerde ook een jaarlijkse fundraiser wandeling op Moederdag, die hun programma's en diensten ondersteund. Terug In 2007 verhoogde Y-ME meer dan 7 miljoen dollar met bijna 43.000 wandelaars uit 12 steden.

In 2008 namen 15 steden deel. Helaas sluit Y-ME zijn deuren in 2012, maar de nalatenschap van zijn jaarlijkse fundraiser blijft een geweldige casestudy voor non-profit event planners.

Een groot deel van het succes van de fondsenwerving van Y-ME kan worden toegeschreven aan een georganiseerde aanpak van planning en in de gaten houden op de belangrijkste doelstellingen. Liz Klug, de voormalige directeur van speciale organisaties van de organisatie, had dit na hun recordjaar in 2007 moeten zeggen: "We hebben een plan voor verschillende punten in de tijd tijdens het planningsproces. Dus we zullen stappen ondernemen om de meest kritische punten op tijd te promoten om ervoor te zorgen dat we succesvol zijn. Bijvoorbeeld in een stad waar we voor het eerst een gebeurtenis kunnen hosten, moeten we ons richten op het feit dat we een goede locatie en locatie hebben waar mensen terug willen komen. Onderweg kunnen we richten op welke koffiewinkels we brochures zullen laten vallen.'Laten we eens kijken hoe Klug en het Y-ME event planning team zo'n succesvol evenement organiseerden.

Planning Stap 1: Het analyseren van de cijfers

Het huren van een community walk of soortgelijke gebeurtenis vereist het samenvoegen van verschillende verschillende doelstellingen, maar uiteindelijk doet de vereniging of liefdadigheid van het evenement dit om geld in te zamelen voor hun oorzaak.

Daarom begint de eerste stap in het plannen van het volgende evenement als het huidige evenement eindigt, en het grootste deel van dat werk omgeeft de 'nummers'.

"We hebben de nummers nauwkeurig bekeken na afloop van het evenement," legt Liz Klug , "We vergeleken hoe we dit jaar hebben gedaan tegenover de vorige [jaar]. We hebben naar de deelnemerservaring gekeken. We hebben onze categorieën sponsoring geëvalueerd. We hebben gereageerd op eventuele onmiddellijke e-mails over de gebeurtenissen. "Evenementenplanners zullen ook onmiddellijk stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen in dit evenement van volgend jaar volgend jaar verder gaan.

Klug is ook gegraven naar de details. In haar evaluaties keek ze naar alles uit het aantal vrijwilligers die deelnamen aan het aantal gedistribueerde t-shirts. Zij zou dan vragen of ze het volgende jaar min of meer nodig heeft.

Planning Tijdlijn

Voor degenen die een community fundraising-wandeling organiseren, is het belangrijk om te weten welke stappen op verschillende tijdstippen moeten worden behandeld.

De meeste non-profitorganisaties hebben niet de luxe van een uitgebreid aantal medewerkers en vrijwilligerscomités om het succes van het evenement te stimuleren. Maar planners erkennen dat ze ervoor moeten zorgen dat ze nauw samenwerken met de burgemeesterskantoor en de afdeling openbare werken om het evenement op de openbare kalender te krijgen.

Klug suggereert dat de eerste stap na het analyseren van vorig jaar de cijfers moeten zijn op corporate recruitment. Als het evenement geen nieuw programma is, is het belangrijk om de bedrijfsondersteuning voor het evenement van volgend jaar direct na het evenement van dit jaar af te sluiten. "We richten ons op het verlengen van sponsorships bij het afleveren van het evenementverslagrapport," zegt Klug. Ze biedt ook de volgende hoogtepunten voor planners die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een community walk als fondsinsamelingsevenement:

Identificeer corporate sponsors

Ontwikkel wandelprogramma's

• Bepaal gebeurtenisactiviteiten
• Begin werving werven
• Finalist logistiek afronden
• Houd het evenement
• Houd een 'bedankt'-evenement
• Evalueer en begin het volgende evenement
• Y-ME huurt ook een buitenlogistiekbedrijf om veel van haar logistieke eisen te hanteer. Maar een van de meest behulpzame was het implementeren van een online registratiesysteem.
• Succes van online registratiesysteem

Y-ME leerde snel over het belang van het gebruik van het web voor online registratie en heeft sindsdien sterk gepleit voor het gebruik van de technologie voor online registratie en fondsinsameling.

Ze hebben geïnvesteerd in een online bestandssysteem voor relatiebeheer om hun 2003-racewebsite te dienen. Dit type systeem dient als een persoonlijke website voor vrijwilligers om gepersonaliseerde beroepen te doen voor donaties en andere betrokkenheid. Het verzamelt informatie in een enkele database en dient als een hulpmiddel voor het lopen van teamkaptenen om hun leden aan te moedigen.De resultaten waren geweldig.

Online deelnemers stegen van 4, 000 tot 11, 594. Online donaties zijn gestegen van 5, 000 tot 19, 650. Het Y-ME team geloofde dat het bijgedragen was tot het bereiken van een $ 2. 35 miljoen doel, en als een bonus de technologie verminderde de administratieve kosten met ongeveer $ 20. 000.

Een dergelijk systeem kan ook dienen als een belangrijk communicatiemiddel dat een organisatie toelaat om op te volgen en bestanddelen verder te betrekken dan de race dag zelf.

Wedstrijddag Tijdlijn

Gemeenschappelijke wandelingen worden meestal gepland in de ochtend. Afhankelijk van de complexiteit van de signage en de locatie, kan het starten van het evenement meestal beginnen al een week voor het evenement, waarbij de meeste activiteiten een paar dagen voor de wandeling plaatsvinden.

Als Y-ME voor hun jaarlijkse fondsinsamelingsgebeurtenis zou plannen, probeert het team doorgaans het gebied waar ze de gang hielden te beperken, zodat er geen aanzienlijke tijdstip was om bepaalde taken taken uit te voeren, zoals het sluiten down straten. Hun wandeling was over het algemeen niet concurrerend, dus het helpt ook dat ze de vereisten die nodig zijn voor een competitievere raceomgeving niet moesten overwegen.

Het schema voor de race dag zelf vloeide gewoonlijk als volgt uit:

Event Planning Team arriveert (2. 5 uur voor de wandeling)

Vrijwilliger Check-in (2 uur voor de wandeling)

• Sponsor Check-
• Startinstelling (30 minuten voorafgaand aan het lopen)
• Openingsceremonies (10 minuten voor het lopen)
• Registratie begint (1. 5 uur voor de wandeling)
• Race begint
• Main Stage Entertainment begint (1 uur na het starten van de wedstrijd)
• Officiële hoofdtrap Opmerkingen (na het afsluiten van de wedstrijd, met een punt van 1 uur)
• Programma officieel beëindigt (3 uur na het lopen begint)
• Event Breakdown Begint (na het officiële beëindigen van het evenement)
• Tips voor het plannen van een community walk of run
• Voor organisaties die geïnteresseerd zijn in een community walk of run voor het eerst, biedt Klug een aantal suggesties die ervoor zorgen dat een succesvol evenement.

Begin met warme leads, inclusief goed verbonden vrijwilligers, sponsors of groot team. Bepaal meetbare resultaten.

Beoordeel concurrentgebeurtenissen in uw stad / locatie om hun beste praktijken en gebieden voor verbetering te identificeren.

• Werk met de burgemeesterskantoor en de parkeergebieden om de vereiste vergunningen en event logistiek te bespreken: tijd, locatie, aantal deelnemers. Zorg ervoor dat u voorbereid bent op die vergaderingen.
• Begrijp uw budget en zorg ervoor dat u uw bedrijfskosten tot 25-30% voor een nieuw evenement houdt. Sommige goede doelen streven naar 15-20% van de totale uitgaven.
• Veilige sponsors om 100% van de exploitatiekosten van uw evenement op te nemen.