5 Redenen Tijdregistratie is de juiste keuze

Weet je nog hoe vaak jij en je team zich overweldigd voelden vanwege de werkdruk? Hoeveel kost het je om jezelf te dwingen om te werken, ondanks het gebrek aan energie? Het is zo gemakkelijk om je vermoeidheid van stress de schuld te geven en zo veel dingen te doen binnen de dag. Maar misschien is de waarheid ergens anders?

Natuurlijk dragen die twee factoren die ik net noemde bij aan uw moeilijke situatie (en die van uw teamleden ook).

Zoek in plaats van te klagen het antwoord op het oplossen van dit probleem door te kijken naar uw tijdmanagementvaardigheden. Stel uzelf de vraag: hoeveel tijd verspilt u elke dag aan werkgerelateerde zaken zoals het controleren van e-mails, het beantwoorden van telefoontjes of niet-productieve vergaderingen?

Dankzij technologie hoeft u het niet zelf uit te werken. Voorbij zijn de dagen dat je je tijd handmatig in een notitieblok moet noteren in stappen van 15 minuten als je enig idee wilt hebben over hoe je je dag hebt doorgebracht. Vandaag zullen tijdregistratie-apps zoals TimeCamp het voor u doen. Het enige dat u hoeft te doen, is de juiste tijdregistratiesoftware voor u kiezen.

Maar wat zijn de redenen om tijdregistratiesoftware helemaal niet nodig te hebben in uw dagelijkse routine, omdat u niet handmatig tijd hoeft te registreren? Laten we kijken naar de 5 redenen waarom tijdregistratie een slimme keuze is.

1. Het maakt het makkelijker Bill Time correct

We weten allemaal dat de betalingsproblemen een beetje lastig zijn - de meesten van ons hebben problemen gehad om minstens één keer in ons leven betaald te worden.

Daarom is software voor tijdregistratie uitgevonden: om dit proces eenvoudiger te maken.

Het is goed voor zowel de werkgever als de werknemer (en, in andere gevallen, ook voor bedrijf en klant), omdat de tool de tijd bewaart voor alle activiteiten van de dag op basis van het geschatte uurtarief. Bovendien kun je het vrijwel transparant maken, zodat de gebruiker niet eens hoeft te klikken om de timer in te schakelen.

In TimeCamp worden met automatische tijdregistratie de zoekwoorden in uw documenten opgehaald, zodat het teamlid dat het op zijn of haar computer of mobiele apparaten gebruikt, niet hoeft te schakelen tussen de taken om de tijdregistratie te starten. De tool houdt activiteiten bij via de zoekwoorden in het werk dat u online doet, zoals het typen van documenten of het lezen van e-mails.

En dankzij de koppeling van tijdregistratie met facturatiefuncties, is achteraf een factuur met gedetailleerde gegevens klaar om de klant te laten zien hoe lang het project duurde en hoeveel geld het kostte.

2. Het maakt je een betere projectmanager

Door tijdmanagement te integreren met je andere tools, zoals tijdregistratie in Asana of Trello, kun je tijd besparen als projectmanager, zodat je meer kunt doen aan het beheer van het project.

Met de juiste hulpmiddelen, gecombineerd, kunt u uw projectkosten effectiever schatten, omdat u het projectplan kunt uitdrukken met de kosten per uur en met die twee gegevens kunt u het waarschijnlijke projectbudget berekenen (er is meer advies over het maken van een projectbudget hier).

Dat maakt u een betere projectmanager omdat u meer van uw project onder controle hebt en effectief en transparant kunt beheren.

Project time management is tenslotte iets waar alle projectmanagers aan moeten werken tijdens hun projecten. Waarom maak je het niet een beetje makkelijker met een paar tools om te helpen?

3. Het helpt je om afleidingen te vermijden

Het is duidelijk dat als je tijdregistratie gebruikt, je meer gefocust zult zijn op de gevolgde taak, omdat er het gevoel is dat iemand kijkt. Uw opdrachtgever of klant heeft een duidelijk beeld van wat u op dit moment doet, dus u voelt zich verplicht om het te doen - zoals u zou moeten doen.

Tijdregistratie helpt u om weg te blijven van alle dingen die u elke dag afleiden - onproductieve pauzes besteed aan langdurige vergaderingen of Facebook tweemaal per tien minuten controleren.

Het enige dat u duidelijk kunt zien aan tijdregistratie, is het doel van de activiteit. Als je dat niet haalt, verdien je geen pauze.

4. Het verhoogt de transparantie

Deze reden houdt nauw verband met een andere belangrijke tijdregistratiefunctie: rapportage.

Voor elke taak en elk project krijgt u gedetailleerde rapporten met tijdregistratiesoftware. Dit helpt te identificeren waar er de meeste verspilling is.

Lees verder: 5 Essentiële projectrapporten

Rapporten kunnen u ook helpen bepalen waar u meer tijd moet doorbrengen: over die belangrijke activiteiten die uw projecten strategisch vooruit helpen. Je zult gemakkelijk kunnen zien of je veel tijd aan tactische initiatieven besteedt en niet genoeg aan het grote geheel, aan visie die je team helpt bij elkaar te komen en hoog onder je leiderschap te presteren.

5. Het bewijst de bronnensituatie

Hebt u ooit om een ​​andere hulpbron in het projectteam gevraagd om alleen te horen dat uw manager het niet echt nodig vindt? Een goede werkgever mag zijn werknemers niet negeren als ze zich overweldigd voelen, maar als je het erg druk hebt en wanhopig nog een paar handen nodig hebt, is dat precies het moment waarop je geen moment hebt om te rechtvaardigen waarom een ​​andere persoon vereist.

Door tijdregistratie kan het team bewijzen dat het probleem soms is dat het gewoon te veel werk is voor niet genoeg mensen. Gedetailleerde rapportage over de voortgang en de gewerkte uren kunnen snel bijdragen aan de zakelijke rechtvaardiging van extra resources voor uw project. Effectieve resourceplanning kan u ook tijd besparen, dus wanneer al uw hulpmiddelen samenwerken, kunt u in het algemeen effectiever zijn.

Tijdregistratie helpt ons om efficiënter te werken op het werk, de afleiding te herkennen en te elimineren. Het verhoogt de productiviteit op een eenvoudige en voor de hand liggende manier door gewoon te wijzen waar we het meeste tijd verspillen. Aarzel niet, begin de tijd te volgen en geld te besparen!

Dit is een gastartikel van Paweł Kijko, CMO op TimeCamp.