Email Etiquette - Regels voor zakelijke correspondentie

Veel mensen die zakelijke correspondentie per e-mail sturen, realiseren zich niet dat er een groot verschil bestaat tussen het gebruik ervan voor dat doel en voor het communiceren met vrienden en familie. Wanneer u een bericht naar een vriend of familielid stuurt, kunt u vrij casual zijn. U kunt slang gebruiken als u wilt of kan het zelfs spuiten met een ongepaste taal als u weet dat de ontvanger er geen probleem mee zal hebben. Met andere woorden, je kunt schrijven alsof je met die persoon praat.

Zakelijke correspondentie is heel anders. Goede email etiquette, eigenlijk zakelijk etiket in het algemeen, dicteert dat je jezelf professionaliseert. Wanneer u te casual bent, gebruik slang of ongepaste taal, of stuur foutgebonden berichten, het laat een slechte indruk achter op de ontvangers van uw bericht. Hier zijn enkele basisregels van email etiquette.

- 9 -> Zelfs in een wereld waar we altijd in de haast lijken te zijn om de dingen zo snel mogelijk te doen, zodat we verder kunnen gaan naar de volgende taak, hebben goede manieren niet uitgegaan van stijl. U klinkt niet ouderwets als u de woorden 'alstublieft' en 'dank u' altijd gebruikt. Uw ontvanger zal uw beleefdheid waarderen.

Een andere manier om goede manieren te tonen is om mensen aan te pakken die je niet kent, of alleen een formele relatie hebben met hun titel en achternaam, bijvoorbeeld de heer White of Ms. Gray. Als de ontvanger van uw e-mail liever door zijn of haar voornaam wordt gebeld, zal hij of zij u waarschijnlijk corrigeren.

Bij het beantwoorden van een e-mail en de afzender van het oorspronkelijke bericht heeft alleen zijn of haar voornaam gebruikt, dan kunt u er zeker van zijn dat u ook de voornaam van die persoon gebruikt.

Bekijk je toon

Tone is een spreker, of in het geval van e-mail, schrijver, manier om zijn of haar houding uit te drukken. Het is een moeilijk ding om schriftelijk over te brengen, maar je kunt meestal de juiste toon bereiken door je bericht meerdere malen te herhalen voordat je verzendt.

Zorg ervoor dat je respectvol, vriendelijk en toegankelijk bent. U wilt geen curt of veeleisend klinken.

Als je aan iemand schrijft met wie je eerder hebt meegedeeld, begin met iets vriendelijk als: "Ik hoop dat je het goed bent." E-mail schrijvers gebruiken vaak emoticons of emoji om een ​​bepaald gevoel te geven: gelukkig, verdrietig, verward of opgewonden. Gebruik hier een goed oordeel. Als u vaak aan iemand schrijft en een minder formele relatie met hem heeft, dan kunnen emoticons en emoji goed zijn. Bij officiële e-mail, bijvoorbeeld, wanneer u aan een prospectieve werkgever schrijft, houdt u zich alleen aan woorden.

Het wordt altijd beschouwd als slecht emailetiket om alle hoofdletters te gebruiken. Het lijkt erop dat je schreeuwt. Gebruik ook niet alle kleine letters.Sommigen zeggen dat het zal lijken dat je mompelt.

Wees goed

De tijd van iedereen is waardevol, en dat moet je respecteren. Uw ontvanger kan even even wachten om uw e-mail te lezen en erop te reageren. Bij het samenstellen van uw bericht moet u zo kort mogelijk zijn, terwijl u nog steeds alle relevante informatie bevat. Geef zoveel details als uw lezer nodig heeft om te begrijpen wat u probeert over te brengen.

Vermijd het gebruik van tekstafkortingen

Als een maatschappij die veel tijd doorbrengt op onze telefoonsuiting, zijn we gewend aan het gebruik van afkortingen voor elk woord twee of meer letters lang.

We gebruiken U in plaats van u, UR in plaats van uw, 2 in plaats van of ook, plz in plaats van alstublieft, en thx in plaats van dank. Dat is goed als je ontvanger een vriend is. Zakelijke e-mail moet formeler zijn. Natuurlijk, vaak gebruikte afkortingen zoals Meneer en Mevrouw, FYI (voor uw informatie), inc. , en enz. zijn goed.

Gebruik een professioneel e-mailadres

Gebruik altijd het e-mailadres dat uw werkgever aan u heeft toegewezen voor werkgerelateerde correspondentie, maar vermijd het voor iets anders. Als u bijvoorbeeld een jobjacht bent, gebruik dan een persoonlijk e-mailaccount, maar zorg ervoor dat uw adres professioneel is. Overweeg wat er over je staat. Ben je een sexymom @ isp. com of hotdad @ isp. com? Kan zijn. Maar wil je dat een toekomstige werkgever dat zo nadenkt? Overweeg het verkrijgen van een adres dat uw eerste voornaam en achternaam of uw volledige naam gebruikt.

Als u zo vast bent aan uw adres dat u het niet wilt wijzigen, overweeg dan het toevoegen van een tweede voor professioneel gebruik. Als uw ISP (Internet Service Provider) alleen een enkel adres heeft, kijk er naar om een ​​gratis account te krijgen.

Onthoud dat Spelling en grammatica Count

Alstublieft uw e-mail zorgvuldig doorzetten. U wilt alert zijn op spelling en juiste grammatica. Gebruik een automatische speltoetser als u maar wilt, maar wees voorzichtig om er te veel op te vertrouwen. Als u de verkeerde spelling gebruikt voor een bepaald gebruik van een woord, bijvoorbeeld twee vs. vs. ook, zal het uw fout niet ophalen. Probeer de spelling van een woord niet te raden. Je moet het opzoeken in een gratis online woordenboek.

Goede grammatica is essentieel. U kunt contracties gebruiken als u een meer converserende toon wilt overbrengen. Gebruik nooit slang of een beledigende taal.