Hoe u een document management systeem maakt

Documentbeheer is het proces om documenten zodanig te verwerken dat informatie efficiënt en adequaat kan worden gemaakt, gedeeld, georganiseerd en opgeslagen. Als zodanig is het belangrijk om te leren hoe u een document management systeem maakt.

Voor veel bedrijven is het beheer van documenten gericht op de organisatie en opslag van documenten. Ze willen documenten op een georganiseerde en veilige manier kunnen opslaan, waardoor documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden.

Dit artikel laat u zien hoe u een document management systeem maakt dat dat precies doet.

Als u 'document management' in een zoekmachine typt, krijgt u lange lijsten van document management 'oplossingen', veel met software of apps die de voordelen van een papierloze kantoor adverteren.

Document management software of apps, zijn echter ontworpen om uw bedrijf de verwerking van elektronische bestanden te verbeteren. Het probleem is dat veel kleine bedrijven te maken krijgen met mixen van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden - en in sommige gevallen is het aandeel papiergegevens veel groter.

Een oplossing voor het probleem van een gemengde gegevensomgeving zou zijn om een ​​document imaging systeem te gebruiken om alle documenten van uw bedrijf te converteren naar elektronische vorm. Maar dit is te duur en tijdrovend voor veel kleine bedrijven.

Het goede nieuws is dat u de basisprincipes van een document management systeem kunt plaatsen zonder specifieke software te kopen of door groothandeldocumenten te kunnen gaan.

Het systeem hoeft niet complex te zijn; je moet maar wat tijd investeren in het plannen en implementeren.

Een documentbeheer systeem maken

Het opzetten van een document management systeem omvat drie stappen;

• een documentbeheerplan opstellen,
• het documentbeheerplan uitvoeren,
• en het volgen van.

De eerste stap, waarbij het plan wordt gemaakt, houdt in dat u deze vier vragen beantwoordt:

1. Wat zijn de regels voor het maken van documenten?

Facturen, betalingsherinneringsbrieven, verkoopbrochures, e-mail, balansbalken, spreadsheets, rapporten - Alle bedrijven maken een verscheidenheid aan documenten in de loop van het doen en bijhouden van het bedrijfsleven. En om zaken te organiseren, moeten alle bedrijven regels vastleggen om documenten te maken.

Zijn er bijvoorbeeld in-house sjablonen voor sommige van uw standaard zakelijke documenten, zoals letters en facturen, en waar zijn ze gevestigd?

Is er een eigen stijlgids die moet worden gevolgd?

Moeten nieuwe documenten gedateerd en / of gestempeld zijn?

Welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of beoordelen van documenten?

Voor sommige kleine bedrijven is het enige punt over de creatie van documenten die van belang zijn, waar de sjablonen voor diverse zakelijke documenten zich bevinden en hoe ze kunnen worden gebruikt.Maar als het creëren van documenten binnen uw bedrijf verschillende mensen samenwerken op, het beoordelen of bijwerken van documenten, moet u tijd besteden om te besluiten hoe deze dingen moeten worden uitgevoerd om efficiëntie en consistentie te waarborgen.

2. Hoe zullen we documenten opslaan?

Er zijn eigenlijk twee aspecten aan deze vraag.

De eerste betreft de fysieke aspecten van de opslag. Zelfs als uw kleine onderneming documenten opbergt in opslagkasten, zijn er kosten verbonden aan opslag; niet alleen de kosten van de archiefkasten zelf, maar ook de kosten van tijd wanneer u en / of uw medewerkers documenten indienen of ze ophalen. In feite is de grootste kosten die verband houden met opslag, voor de meeste kleine bedrijven, waarschijnlijk de kosten van de tijd verspild wanneer mensen op zoek zijn naar documenten.

Het tweede aspect van het opslaan van documenten is organisatorisch; hoe worden documenten ingediend? De sleutel tot het indienen van documenten is het volgen van goede bestandsbeheerpraktijken. Jill Chongva legt uit hoe u een filing systeem instelt voor snel en efficiënt archiveren bij het beheersen van uw filing systeem, terwijl 10 Bestandsbeheer Tips legt uit hoe u de bestanden op uw computersysteem georganiseerd en up-to-date houdt.

U moet ook weten hoe u documenten archiveert. Hoe behandel je bestanden die niet verouderd zijn of gewoon klaar zijn om naar de back-burner in je document management systeem te worden verplaatst?

Bijvoorbeeld bij het begin van elk jaar, ga ik door de verschillende werkgerelateerde bestanden op mijn computer, die niet meer actueel zijn, en nieuwe mappen maken die per jaar en / of onderwerp zijn gemarkeerd, bestanden verplaatsen als nodig.

Hetzelfde kan met papierbestanden worden gedaan; Het is niet moeilijk om oude (er) documenten uit een bestandsmap en label te verwijderen en een nieuwe te maken met 'Old' in de titel. Sommige software biedt automatische archiveringsopties. Met Microsoft Outlook kunt u bijvoorbeeld oude e-mail archiveren.

3. Hoe kunnen documenten die worden opgehaald, vereenvoudigd worden?

Deze vraag is het hart van uw document management systeem. In een onderzoek uitgevoerd door Leger Marketing voor Xerox Canada, hebben de Canadese SMB-eigenaars en -beheerders gemiddeld 2 dollar per jaar kosten om documenten te beheren en op te slaan en ongeveer een uur per dag om deze documenten te zoeken (globeandmail.com).

Nogmaals, goede archiveringspraktijken kunnen een lange weg naar het oplossen van het probleem gaan. Door het lezen van de Data Management-artikelen op deze site wordt u begonnen. Als u dingen doet zoals consistente, volgt u de bestandsnamenconventies die op 10 manieren zijn beschreven om uw digitale bestanden te organiseren, bijvoorbeeld documenten zijn veel makkelijker te vinden.

En of u een alleenstaande eigenaar bent die een solo of bedrijfseigenaar met medewerkers werkt, raden ik aan een lijst van bestandenlijst te maken , die gebruikers herinnert waar bepaalde soorten bestanden gaan en waar te vinden bepaalde documenten. Als uw bedrijf het meest voorkomt, vergeet niet of het bestand op uw computersysteem, een interne server, in de cloud of niet in een fysieke locatie, zoals een archiefkast, is geplaatst of niet.Stel bijvoorbeeld dat u beelden, video's of zelfs papierfoto's in mijn bedrijf gebruikt. Een vermelding in uw bestandslocatieslijst kan zijn:

Digitale afbeeldingen / video: computer (of server) - station E: / foto's - bestand in de juiste vakmap
Papierfoto's: archiefkast 3 - Foto's - alpha per onderwerp

Gedeelde netwerk- of cloud-schijven moeten volgens de inhoud worden gemarkeerd, zoals de kastladen moeten indienen.

4. Hoe kunnen we onze documenten veilig maken?

De eerste lijn van verdediging voor documentbeveiliging zorgt voor de fysieke beveiliging van de bedrijfsruimten zelf. Alle bedrijven hebben beveiligingssystemen nodig, zoals alarmsystemen, geïnstalleerd - zelfs thuisbedrijven.

Bedrijven kunnen ook nodig hebben of willen investeren in andere beveiligingsapparatuur, zoals raamstaven / grills, beveiligingscamera's en / of patrouille-diensten. U kunt de hele tijd doorbrengen in het opzetten van wachtwoorden en versleutelen van bestanden in een poging om uw elektronische bestanden te beschermen, maar het maakt niet uit of iemand gewoon kan dwalen en stelen van uw computer en de bijbehorende harde schijf.

Alle kastjes moeten afsluitbaar zijn en na de openingstijden worden afgesloten (en afgesloten bij de lunch als er geen betrouwbaar in de buurt is).

Algemene beveiligingsprocedures voor elektronische documenten behouden regelmatig back-up van documenten en houden documentbackups ergens anders dan dezelfde harde schijf waar de originele documenten zich bevinden. Off-site is het beste om te voorkomen dat uw bedrijfsgegevens door natuurrampen uitgewist worden - nog een reden waarom de cloud ideaal is voor zaken. Voor meer informatie over het opzetten en gebruiken van een effectief back-upsysteem, raadpleegt u Een succesvol back-up systeem instellen.

Kleine bedrijven met collega's of werknemers die hetzelfde computernetwerk delen, kunnen ook de toegang van sommige gebruikers beperken, zodat ze alleen maar een of meer van de middelen van het netwerk kunnen gebruiken of zien. U heeft bijvoorbeeld een netwerk- of cloud-delenmap met de naam 'Accounting' die alleen toegang tot beheer heeft. Zelfs als een gebruiker toegang heeft tot een bron, zoals een applicatie, kunnen bepaalde documenten wachtwoord beveiligd zijn. Inhoud van documenten kan ook worden gecodeerd, waardoor ze alleen toegankelijk zijn voor degenen die de vereiste encryptiesleutel hebben.

Werknemer diefstal is een andere bedreiging voor de gegevensbeveiliging. Kleine bedrijven met werknemers moeten het feitelijk feit controleren en achtergrondcontroles op werknemers een kwestie van beleid krijgen.

Implementatie van uw document management systeem

Nadat u uw document management plan hebt aangemaakt door de bovenstaande vragen te beantwoorden, bent u klaar om deze te implementeren en ervoor te zorgen dat al uw medewerkers de details van het document managementsysteem van uw bedrijf kennen en zijn Volg passende procedures bij het maken, opslaan en ophalen van documenten.

U moet er ook voor zorgen dat iedereen die toegang heeft tot documenten in uw organisatie, doorgaat door dingen te doen, zoals het noemen en opslaan van documenten op passende wijze. Controleer regelmatig om te testen of bepaalde bestanden makkelijk kunnen worden gevonden en om te voorkomen dat ze worden misfiltreerd.

U kunt een document management systeem op een dag opzetten, maar het wordt consequent in de loop der tijd de sleutel tot het succes ervan. De beloningen zijn enorm - in staat zijn om te vinden wat je wilt vinden als je dat wilt en gemoedsrust.